Mivel életünk túlnyomó részét különböző irodákban töltjük, ezért a munkáltatók is egyre inkább figyelembe veszik a környezet adta lehetőségeket egy felújítás vagy új iroda felkutatása során. A betöltetlen pozíciók számának növekedése miatt számos cikk születik arról, hogyan tartsuk meg értékes munkavállalóinkat, valamint hogy ebből adódóan a munkakörnyezetnek mekkora jelentősége van.
Arról azonban már kevesebben beszélnek, hogy az optimális iroda kiválasztásánál milyen szempontokat célszerű szem előtt tartanunk, pedig végső soron akár ez is megoldást jelenthet a jó munkaerőért folytatott harcban.
Az ideális iroda, valamint a megfelelő munkahelyi környezet kialakítása szempontjából tehát fontos több tényezőt is számításba vennünk, melyek közül most kiemeltük azt az 5 legfontosabbat, amit mindenképp érdemes megvizsgálni, amennyiben már megfogalmazódott bennünk az irodaváltás gondolata.
1. Lokáció, lokáció, lokáció
Habár az egyszerű megközelíthetőség lényeges szempont – ami egy autós cégkultúra esetén viszont kevésbé meghatározó, és inkább a kellő méretű parkoló lesz mérvadó – manapság emellett már számos más tényező is fontos szerepet játszik.
Gondoljunk az irodaházakat körülvevő környezetre. A közelben található különféle üzletek, posta, bank és egyéb szolgáltatások nagymértékben segítik a munkavállalókat magánéleti ügyes-bajos dolgaik gyors elintézésében – akár egy ebédszünet alkalmával is. Ha pedig ebédszünet, akkor az sem hátrány, ha az éttermek, kávézók közül is több választási lehetőség áll rendelkezésünkre.
Annak pedig, aki nemcsak munkaidőben, hanem annak letelte után is szívesen töltene el időt munkahelye körül munkatársaival vagy barátaival, az is sokat számít, hogy délután 5 óra után megáll-e az élet, vagy inkább energikussá válik a környék.
2. Se nem kicsi, Se nem nagy
Budapesten leggyakrabban 5 évre szóló szerződésekkel találhatják szemben magukat a bérlők. Ennyi idővel előre tervezni azonban jó néhány cég számára gondot jelent, pedig érdemes jobban végiggondolni, hogy a jövőben vállalatunk esetében milyen mértékű bővüléssel számolhatunk.
Sok esetben ajánlott az először elképzelt irodánál kismértékben nagyobb iroda mellett dönteni, mivel az először például funkcionális szobaként hasznosított terület 2-3 év elteltével, átalakítás után akár plusz munkaállomások helyéül is szolgálhat, növelve ezzel az iroda befogadóképességét.
Továbbá az is nagy segítség lehet, ha az irodaház rendelkezik bérelhető tárgyalóval, amely nagyobb kapacitás igénye esetén több négyzetméternyi terület felszabadítását is eredményezheti.
Ajánlott mindent jól átgondolni, hiszen nem csak az jelenthet problémát, ha munkakörnyezetünk szűkössé válik, hanem az is, ha túl nagy iroda esetén kihasználatlan terekért fizetünk feleslegesen.
3. Mit tartsunk szem előtt belső tereink kialakitása előtt?
Az inspiráló környezet amellett, hogy elősegíti a munkavállalók produktivitását, informális kapcsolatok építése szempontjából is kiemelkedő szereppel bír.
Ennek biztosítására viszont nem mindig a csocsó asztal vagy a Playstation lesz a megoldás!
Mivel minden egyes cég sajátos kultúrával rendelkezik, ezért fontos az alkalmazottak megértése, igényeik, munkavégzési szokásaik mélyebb ismerete még mielőtt irodakeresésbe, majd később annak belsőépítészeti kialakításába kezdünk.
Az eredményes működés szempontjából az iroda elrendezésére, az egyes terek egymáshoz viszonyított helyének átgondolására is érdemes időt szánni. Képzeljük csak el, mi történik, ha a nagy konyha és a „chill-out” tér a külsős tárgyalók mellett kerül kialakításra. Egy fontos megbeszélés alkalmával igen zavaró lehet, mikor a szomszéd helyiségben az ott tartózkodók önfeledten és hangosabban beszélgetnek egymással.
4. Érdemes időben tisztázni az alapfelállást!
Az új irodába történő költözés fontosabb lépéseinek megvitatása során elengedhetetlen, hogy meghatározzuk kinek mi lesz a feladata, és az egyes költségek viselése pontosan kire is hárul. Ezzel ugyanis könnyen elkerülhetünk olyan szituációkat, melyek konfliktushoz vezethetnek a bérlő és bérbeadó között.
Nincs annál kellemetlenebb, amikor az épületben vagy éppen az irodában meghibásodik valami, de a nem megfelelő vagy hiányos megállapodás miatt heteken, hónapokon át nem kerül sor a hibajavításra.
Előfordulhat az is, hogy a probléma helyrehozása nem a bérbeadó feladata. Ez azonban könnyen kiderülhet, ha még a költözés legelején az ezzel kapcsolatos tudnivalókat tisztázzuk, és megállapodunk, hogy egyes esetekben ki és miért lesz felelős.
5. Mi történik, ha egy jó csapat menedzseli az irodaváltás folyamatát?
Számos vállalat esik abba a hibába, hogy a költözés egész folyamatát belsőleg próbálja megoldani.
Ez sok esetben azt eredményezheti, hogy a témában nem túl jártas munkavállaló kapja meg a feladatot, akinek többnyire még ideje sincs, hogy a helyes döntések érdekében kellő alapossággal járjon utána a felmerülő kérdéseknek.
De pontosan kik azok, akik zökkenőmentessé teszik a költözést?
Mindenekelőtt javasolt egy ingatlan-tanácsadó támogatását igénybe venni, hiszen ő segít az irodák összehasonlításában, valamint pénzügyi elemzések segítségével a végső kiválasztásban is. Emellett szintén értékes szakmai tanácsokkal tudja ellátni a bérlőt a tárgyalások során.
Az irodaváltás következő fázisában a belsőépítész, valamint a projekt menedzser lesz felelős a folyamatok koordinációjáért. Míg az előbb említett személy igyekszik megfelelően kialakítani a belső tereket vagy éppen támogatást nyújtani a bútorok kiválasztásában, addig az utóbbi személy a cég számára alkalmazható munkahelyi stratégia megtervezésének lesz meghatározó résztvevője.
Abban az esetben pedig, ha megtaláltuk cégünk számára az optimális irodát, akkor egy ügyvéd könnyítheti meg nagyban dolgunkat a szerződés tárgyalásának lebonyolításában.
Ugye, hogy csak egy jól megválasztott csapatra van szükség, és máris egyszerűbbnek tűnik a kezdetben még hosszú műveletnek tűnő irodaváltás?
Ha a témával kapcsolatosan felmerülne benned további kérdés akkor fordulj hozzám bizalommal.
További híreinkért, kutatásainkért és elemzéseinkért a LinkedIn-en is!